Savoir vivre w mailach służbowych

Panuje przekonanie, że mamy jedną szansę na wywarcie dobrego pierwszego wrażenia. I nie dotyczy to tylko spotkań biznesowych, ale również korespondencji służbowej! Maile bardzo często są pierwszą formą kontaktu z potencjalnym klientem czy współpracownikiem. Warto poznać kilka zasad savoir vivre, które zagwarantują nam, że adresat potraktuje nas poważnie i pozwolą zaprezentować się z jak najlepszej strony.

Sprawdzaj pocztę regularnie!

Musisz wyrobić w sobie nawyk codziennego sprawdzania poczty elektronicznej. Jak odbierze Cię ta druga osoba, gdy będziesz odpisywać nieregularnie i będzie musiała ciągle oczekiwać na Twoją wiadomość? Może to zostać potraktowane jako brak szacunku, jak również zniechęcić do dalszej współpracy. Uważa się, że na maila służbowe powinnaś odpowiedzieć w ciągu 24h.

Temat wiadomości

Nigdy nie zostawiaj tego pola pustego, ponieważ Twój mail nie tylko może wpaść do spamu, ale również uważa się to za bardzo nieeleganckie. Jaki powinien być temat wiadomości? Krótki i rzeczowy! W kilku słowach streść główny przekaz maila. Dzięki temu adresat od razu wie, z czym będzie miał do czynienia.

Rozpoczęcie maila

Ogromna ilość wiadomości rozpoczynana jest od słów Witam. Nie rób tego! To jeden z największych i najczęstszych błędów popełnianych w korespondencji służbowej. Rozpoczynając maila od słowa Witam wyrażasz wyższość nad swoim rozmówcą. Najlepszym i najbardziej eleganckim zwrotem, którego powinnaś używać jako przywitania w pierwszym mailu do danej osoby jest Szanowany Panie/Szanowna Pani. Takie formalne sformułowanie na pewno nikogo nie obrazi i będzie odebrane jako wyraz szacunku do odbiorcy.

Treść wiadomości

Unikamy zbyt długich i obszernych maili. Staraj się krótko i zwięźle przekazać to, co masz do powiedzenia. Warto najpierw przemyśleć wszystko, co chcesz napisać, aby uniknąć niepotrzebnego nadmiaru tekstu. Unikamy także używanie wszelkiego rodzaju popularnych obecnie skrótów (jak np. BTW czy ASAP) oraz emotikon. Pozostaw takie dodatki na wiadomości prywatne lub z osobami, z którymi korespondujesz już od jakiegoś czasu.

Język w mailach służbowych

W tego typu wiadomościach stosujemy formalny ton wypowiedzi i okazujemy drugiej osobie pełen szacunek. Nie stosujemy caps locka, który uważa się za krzyczenie na odbiorcę. Staramy się również pisać zgodnie ze wszystkimi zasadami ortografii, gramatyki i interpunkcji. Przestrzeganie tych reguł wpływa na budowanie profesjonalnego wizerunku Twojej firmy. Nie ma tu miejsca na liczne błędy i niechlujność tekstu.

Zakończenie wiadomości

Na końcu wiadomości zawsze stosujemy wybraną formę pożegnania. Najlepiej stosować słowa Z poważaniem, które wyglądają profesjonalnie i elegancko. Pod żadnym pozorem nie kończ swojej wiadomości zwrotem Pozdrawiam! Uważa się go za bardzo niegrzeczne i może zostać źle odebrany przez odbiorcę.

Podpis w mailu

W przypadku maili służbowych warto pamiętać o ustawieniu w swojej poczcie elektronicznej podpisu. Powinien on zawierać Twoje imię i nazwisko, funkcję pełnioną w firmie oraz dane kontaktowe (adres mailowy, numer telefonu czy adres firmy). Dzięki temu podpis automatycznie będzie dodawany do każdej napisanej przez Ciebie wiadomości.

Autoresponder

Wybierasz się na urlop i nie będziesz mogła odpisywać na maile przez jakiś czas? Koniecznie ustaw automatyczną odpowiedź zwrotną, która poinformuje drugą osobę o tym, kiedy może liczyć na odpowiedź od Ciebie i z kim w przypadku pilnych spraw może się skontaktować podczas Twojej nieobecności.

Warto przestrzegać powyżej wymienionych zasad savoir vivre w mailach służbowych, aby budować profesjonalny wizerunek Twojej firmy. Nie są to skomplikowane rzeczy. Wystarczy, że stworzymy sobie nawyk ich stosowania. A jakie są Twoje doświadczenia z pisaniem maili biznesowych? Jakie błędy zauważasz najczęściej?