Podróże biznesowe w czasach koronawirusa

Kryzys zdrowotny spowodowany pandemią koronawirusa, zakaz wychodzenia z domu oraz paraliż działalności gospodarczej wpłynął oczywiście również na specyfikę podróży biznesowych. Przedsiębiorcy przed podjęciem decyzji zostali zatem zmuszeni do szczegółowej analizy, czy wyjazdy służbowe w dobie koronawirusa będą nie tylko możliwe, ale opłacalne.

Czy pracownik może odmówić podróży służbowej?

W szczytowych momentach epidemii loty zostały ograniczone do możliwości powrotu do kraju dla osób przebywających za granicą. Następnie wiele państw wprowadziło możliwość przemieszczania się również w celach służbowych, a poszczególne ograniczenia zaczęły być stopniowo znoszone. Niektóre z firm zdecydowały się przywrócić podróże biznesowe dla swoich pracowników, zwłaszcza w branżach, w których jest to niezbędne. Sektory biznesowe, które zarezerwowały najwięcej połączeń lotniczych, to produkcyjny, technologiczny, podatkowy i prawny.

Zgodnie z Kodeksem Pracy, obowiązkiem pracodawcy jest zapewnienie bezpiecznych i higienicznych warunków do wykonywania pracy, dlatego też wysyłając pracownika w podróż służbową powinien w pierwszej kolejności upewnić się czy będzie w stanie zapewnić mu odpowiednie środki ochrony oraz prawidłowe normy BHP. 

Sama podróż służbowa opiera się na poleceniu pracodawcy, a co do zasady pracownik nie może odmówić jej wykonania, gdyż mógłby wówczas naruszyć swoje obowiązki pracownicze. Sytuacja spowodowana koronawirusem to zupełnie nowa rzeczywistość, dlatego też odpowiedź na pytanie czy pracownik ma prawo odmówić wykonania podróży nie jest oczywista.

Bezpieczeństwo przede wszystkim

Kluczem do ponownego podjęcia wyjazdów firmowych jest stworzenie klimatu zaufania. Pierwszym i niezbędnym krokiem podczas organizacji podróży jest posiadanie rzetelnej informacji o aktualnej sytuacji w miejscu podróży i własnym kraju oraz znajomość obowiązujących przepisów. Przedsiębiorca powinien znać odpowiedź na podstawowe pytania: czy do danego miejsca w ogóle można podróżować, na jakich warunkach jakie pytania mogą paść na granicy. 

Następnie pozostaje organizacja najbezpieczniejszego środka transportu oraz rezerwacja noclegu, gdzie zachowywane są wszystkie procedury bezpieczeństwa. Pracownik powinien posiadać odpowiednie ubezpieczenie podróżne, które obejmuje także hospitalizację na wypadek zarażenia koronawirusem.

 Nie jest to oczywiste, gdyż wielu ubezpieczycieli nie traktuje takich okoliczności jako nagły wypadek, gdyż ryzyko jest powszechnie znane. Konieczne będzie także zwiększenie dbałości o cyberbezpieczeństwo, gdyż może pojawić się potrzeba przedłużonego pobytu na lotnisku lub w hotelu. Pracownik powinien posiadać zainstalowaną sieć VPN, która pozwoli mu pracować nawet korzystając z publicznych i niezabezpieczonych WiFi.

Nowa rzeczywistość

Ponieważ sytuacja spowodowana pandemią utrzymuje się od kilku miesięcy i nie jest wiadome kiedy może ulec zmianie, przedsiębiorstwa są zmuszone wypracować procedury, które będą uwzględniać możliwe ograniczenia usług, nowe środki i protokoły, aby móc zorganizować podróże służbowe dla pracowników. 

Postęp technologiczny sprawia, że ​​wiele podróży służbowych zostało obecnie zastąpionych rozmowami wideo. W niektórych zawodach nie jest to jednak możliwe, na przykład inżynier musi osobiście sprawdzić dany projekt lub technik certyfikować określony proces. 

Obecnie wiele wyjazdów oznacza dodatkowe koszty: konieczność przeprowadzenia testów na obecność koronawirusa, ryzyko kwarantanny dla pracownika, zmiany w rezerwacjach, opóźnienia, czas poświęcony na bardziej szczegółową analizę podróży. Firmy nie zrezygnują całkowicie z podróży służbowych, choć bieżąca sytuacja może ograniczyć ich ilość i spowodować, że pracodawcy dołożą starań, aby każdy wyjazd był bardziej wydajny.