Po co Ci procesy w małej firmie?

Przyznam zupełnie szczerze. Kiedy zrezygnowałam z pracy w korporacji i rozpoczęłam swoją działalność jako firma jednoosobowa, miałam wrażenie, że wiedza z doskonalenia procesów na nic mi się już (niestety!) nie przyda. Już nie za bardzo miałam się przed kim pochwalić moim tytułem Black Belt Lean Six Sigma, czyli „czarnym pasem” właśnie z tego tematu.

Praktyka początkującego przedsiębiorcy to przede wszystkim sztuka pozyskiwania klientów, wysyłanie ofert, dużo czasu spędzonego na networkingu i od czasu do czasu wystawienie faktury. Przynajmniej u mnie tak to wyglądało! Procesy? Jakie procesy? 

Czułam się trochę tak, jakby ktoś mi wylał wiadro zimnej wody na głowę! „Stara” wiedza, doświadczenie, status eksperta w firmie: mogłam się z tym wszystkim pożegnać na dobre. Natomiast zupełnie od zera musiałam uczyć się marketingu, sprzedaży, planowania biznesu. Poczułam się, jakbym zaczynała wszystko od początku. I tak, de facto, było. W moim „nowym życiu” przedsiębiorcy priorytet był jeden: SPRZEDAŻ!

W ciągu 5 lat prowadzenia własnej firmy dużo się u mnie zmieniło. Z czasem zmieniłam profil działalności i zaczęłam szkolić początkujących przedsiębiorców. Dużo się nauczyłam przez te lata, z chaosu zaczęły się wyłaniać struktury, organizacja pracy zaczęła u mnie nabierać większej wagi. Kiedy już „rozgryzłam” marketing i sprzedaż, szybko się połapałam, że nawet u mnie – w mojej mikro-firmie, gdzie jestem swoim szefem i pracownikiem,  bez procesów się nie obędzie. Zdałam sobie sprawę również z tego, że akurat ja mam na tym polu dużą przewagę! Wiem, jak zaprojektować dobry proces, napisać sprawną procedurę, jakich narzędzi użyć, co jest ważne, a czego unikać. To dla mnie ciągle chleb powszedni, zęby na tym zjadłam. Ale moi klienci, moja społeczność, ma te same wyzwania, ale nie ma zielonego pojęcia, jak się do tego zabrać!

Wnioski nasunęły mi się same – czas zacząć się dzielić tym, co wiem!

No więc po tym przydługim wstępie, PO CO CI PROCESY W FIRMIE JEDNOOSOBOWEJ?

Automatyzacja

Moja pierwsza automatyzacja miała związek z zapisami na szkolenia stacjonarne. Po kilku szkoleniach, na które zapisywało się 15-25 osób, zaczęło mi mocno przeszkadzać, że wykonuję tyle czynności administracyjnych związanych tylko z samymi zapisami. Pochłaniało mi to mnóstwo czasu. Miałam listę w excelu, ludzie słali do mnie emaile, a ja musiałam na każdą wiadomość odpisać, dodać osobę na listę, poprosić o dane do fakturacji, wystawić fakturę, wysłać fakturę, sprawdzić płatność, ewentualnie przypomnieć się, ostatecznie powiadomić o miejscu i szczegółach szkolenia. Codziennie miałam kilka emaili – i za każdym razem te same czynności.  I nie podobało mi się to! Zaczęłam szukać systemu, który rozwiąże ten problem. Trochę to trwało, ale udało się! Kiedy w styczniu 2017 zaczęłam używać holenderskiego systemu Autorespond, byłam naprawdę pełna entuzjazmu! Wystarczyło dodanie szkolenia jako produktu i wstawienie linka na moją stronę www – reszta działa się sama – zapis, płatność online, wystawienie faktury i email do klienta z potwierdzeniem. Ileż czasu mi to zaczęło oszczędzać! I płatności zaczęły wpływać szybciej. Jedyne co ja oglądałam, to były wystawione faktury i tygodniowe raporty. Proces zautomatyzowany! Oszczędność czasu, niesamowita. Ale pewnie – musiałam sobie rozgryźć, co dzieje się krok po kroku, co musi się wydarzyć w tej automatyzacji  i w jakiej kolejności. A to wszystko to proces.

Delegowanie

Kolejny kamień milowy w rozwoju mojej firmy – zatrudnienie asystentki wirtualnej. Wow, po raz drugi odetchnęłam! Jest część obowiązków, które mogę po prostu komuś zlecić. Fantastyczna rzecz. Ale początki nie były wcale łatwe. Bo żeby zlecić, trzeba dać komuś naprawdę dobre instrukcje. Szczególnie jeśli ten „ktoś” pracuje zdalnie, czyli daleko od Ciebie i nie możecie na bieżąco obgadywać szczegółów siedząc w jednym biurze.

Kiedy zaczęłam pracować z Angeliką, pierwsze pytanie było oczywiste – CO DELEGOWAĆ? Po drugie – JAK BĘDZIEMY SIĘ KOMUNIKOWAĆ? Dzisiaj jest kilka procesów, które Angelika dla mnie obsługuje. Jest to np. dodawanie nowych członków Klubu (moja platforma networkingowa), są powtarzalne posty i witanie członków grup Facebookowych, ale jest też pobieranie i edycja moich cotygodniowych lajfów z profilu @biznesninja.pl, aby można je zamieścić na Youtubie. Każdy z tych procesów musiałyśmy trochę wypracować „po drodze”, ale ostatecznie każdy z nich musiał być zapisany jako instrukcja krok po kroku – co robi kto i kiedy.

Teraz toczy się to już bardzo płynnie, a ja znowu „oddycham”.

Powtarzalne zadanie – szybciej i bez błędów

Nie wszystkie zadania możesz zautomatyzować lub delegować, ale jeśli są to rzeczy powtarzalne, są przynajmniej warte zapisania jako krótka procedura czy checklista. Ja mam na przykład swoją checklistę przygotowania przed lajfem na Facebooku. Dlaczego warto zainwestować trochę cennego czasu i zapisać wszystkie kroki w dokumencie czy na kartce? Powody są bardzo praktyczne. Po pierwsze – będziesz działać bez błędów, bo niczego nie zapomnisz (zanim zapisałam wszystkie kroki, prawie zawsze czegoś zapominałam – a to przestawić mikrofonu, a to zasłonić okna, a to zrestartować komputera i wyłączyć odpowiednie programy, więc podczas lajfa „wyskakiwały” mi nieprzyjemne niespodzianki). Po drugie – działasz szybciej i efektywniej, bo nie musisz się zastanawiać nad następnym krokiem, lub do czegoś wracać.

Systematyczność

Weźmy na przykład publikowanie postów na social media. Moim problemem (i może rozpoznasz to u siebie) od zawsze była systematyczna publikacja – posty codziennie, email i artykuł co tydzień. Od kiedy ułożyłam sobie proces, w którym przygotowuję lajfa – edytujemy – publikuję na youtubie – robię post z tym wideo na stronie www – wysyłam maila – dzielę się na Instagramie i Facebooku tym, że jest post, ten problem przestał istnieć. Po prostu idę krok po kroku przez ten proces.

Stała jakość dla klienta

Dobra obsługa klienta nie jest wynikiem spontaniczności czy kreatywności. Owszem, kreatywny pomysł, że każdy klient otrzyma od nas ręcznie wykonaną kartkę z podziękowaniem, to super sprawa. Ale tylko dzięki wbudowaniu tego kroku w proces obsługi klienta i trzymaniu się tego procesu, zapewnimy, że każdy klient poczuje się wyjątkowo. Wyobraź  sobie restaurację, która serwuje przed posiłkiem świeże pieczywo z masłem do każdego stolika. Świetnie! A teraz wyobraź sobie, że czasem, kiedy przychodzisz tam jako stała klientka, dostajesz ten chlebek, a czasem nie. Jak to odczuwasz? No właśnie! I to jest konsekwencja braku dobrego procesu!

Zamiana projektów w procesy

Kiedy dane przedsięwzięcie jest projektem, a kiedy procesem? Kiedy wprowadzasz nowy produkt, rozszerzasz grupę docelową, wprowadzasz nowy pakiet usług, obierasz nową strategię działania – to zadania  z tym związane będą projektem. Jednak jeżeli coś już wdrożyłaś (kurs online, lead magnet, lajfy co tydzień), to będzie to rzecz powtarzalna i przekształcasz to w proces!

A więc po co Ci procesy w firmie? Mam nadzieję, że odpowiedz jest oczywista: aby działać szybciej, skuteczniej i rozwijać swoją firmę mądrze jak ninja! 😊

notatka wizualna