Jak współpracować z mediami?

To odwieczne pytanie, które pojawia się w głowach wszystkich, którzy pozycjonują marki lub własną osobę. W poniższym artykule przedstawię 3 złote rady współpracy PR-owej z mediami tak, aby każda z nas potrafiła w sposób profesjonalny budować relację z rożnymi ich segmentami (prasą, portalami, TV czy radiem). Jeśli chcesz być postrzegana jako ekspertka – Twoja obecność w publikatorach to istotny element rozpoznawalności – warto zatem podejść do tematu przygotowaną. 

Po pierwsze: research

Jak większość rzeczy, przygotowanie do współpracy PR-owej z mediami zacznij od solidnego research. Pomyśl najpierw nad swoimi celami: czy ma być to działanie czysto wizerunkowe? Jaki efekt chcesz osiągnąć na tzw. „koniec dnia”?

Następnie odpowiedz sobie na pytania:
–  do jakiej grupy odbiorców chcesz dotrzeć (np. pasjonaci danej branży, eksperci, dyrektorki i dyrektorzy)
– z jakimi tematami możesz się pojawiać w mediach jako ekspertka: mamy tutaj dwie ścieżki działania. Pierwsza – szeroka,  pozwala Ci wybrać interesującą Cię gałąź i mówić o całym spektrum dotyczących jej problemów np. social media, prawo karne lub moda; Druga ścieżka – tzw. wąska pozwala Ci być ekspertem w określonym wycinku danej branży, który w danym momencie jest najbardziej aktualny na rynku np. tak było z wejściem RODO, zmianami algorytmów na Instagramie czy trendom w modzie damskiej okresu letniego
– czy większą wartość ma dla Ciebie działanie lokalne (w mediach regionalnych) czy bardziej globalne (w mediach ogólnopolskich)
– czy wystąpienia przed kamerą lub te, realizowane na żywo, Cię stresują: jeśli tak, zrezygnuj całkowicie z takiej formy działań i skup  się wyłącznie na treściach pisanych.

Bogata w powyższe informacje przystąp do przejrzenia Internetu. Znajdź portale,  magazyny, programy w TV czy stacje radiowe, które są według Ciebie odpowiednim miejscem do budowania rozpoznawalności. Kiedy już wybierzesz konkretne tytuły, przystąp do poszukiwania konkretnych dziennikarzy odpowiadających za tematykę, w której możesz występować jako ekspertka. Wiele redakcji zamieszcza dane kontaktowe na swoich stronach. Jeśli nie figuruje tam dziennikarz bądź dziennikarka zajmująca się daną dziedziną – czasami wystarczy zastosować analogię, do dostępnych adresów na stronie. Zawsze też możesz rozszerzyć research na media typu Twitter czy LinkedIN. Staraj się unikać ogólnych, redakcyjnych maili – codziennie na taką skrzynkę spływa tysiące wiadomości, w których Twoja może po prostu zostać uznana za spam i nigdy nie odczytana.

Na zakończenie tego etapu powinnaś być wyposażona w: 

  1. swoje cele
  2. informacje na temat odbiorców, ścieżki działania, rodzajów mediów i ich tytułów
  3. krótkiej listy z kontaktami

Po drugie: rozpoczęcie

To prawdopodobnie najważniejszy moment współpracy z mediami: wysłanie pierwszego maila z zapytaniem. To bardzo istotne, ponieważ dobre wrażenie można zrobić tylko raz. Dlatego postaraj się nie sprzedawać swojej osoby na siłę w pierwszej wiadomości. Tutaj powinien mieć miejsce tzw. cold contact, czyli wiadomość, w której przedstawiasz pewne fakty bez zbędnej autopromocji. Dla przykładu: jeśli Twoja wiedza pozwala Ci na kreowanie komentarzy eksperckich na temat obecnej sytuacji na rynku kredytów hipotecznych, napisz do dziennikarza lub dziennikarki, że widzisz wzrost zainteresowania takim problemem, a jeśli dana osoba poszukiwałaby eksperta, który dysponuje bieżącymi danymi i wiedzą – to pozostajesz do dyspozycji, aby przygotować dedykowany materiał. Słowo „dedykowany” powinnam tutaj nawet podkreślić, gdyż istotnym jest, aby opracowywane treści nie dublowały się. Dlatego staraj się jeden problem ubierać w wiele różnych słów, przedstawiać go pod różnymi kątami lub z odmiennych perspektyw. Nigdy nie wysyłaj tego samego  komentarza do wielu redakcji. 

Jeśli na tak skonstruowanego maila z konkretnymi faktami odpowie Ci dziennikarz – wówczas możesz przedstawić mu już bardziej autopromocyjne treści. Jeśli nie odpowie – warto ponowić zapytanie za ok miesiąc. Podczas wymiany maili możecie także ustalić sobie szczegóły kontaktowe: czy dziennikarz woli rozmowy telefoniczne czy mailowe oraz w jakim formacie dostarczać mu treści. To ważny element współpracy.

Równie istotny jest tutaj czas Twojej reakcji. Pamiętaj, że przyjęło się, że na maila odpisujemy do 24 h od otrzymania wiadomości. W relacjach z mediami może się okazać, że pewne treści będą potrzebne przysłowiowo „na wczoraj”, dlatego sama zadecyduj kiedy napiszesz do redakcji i czy będziesz miała czas, aby w porę zareagować i odpowiedzieć na potrzeby danego tytułu. 

Po trecie: relacje

Praca z mediami to działanie oparte na relacyjności. Dlatego też kontynuując kontakt wystrzegaj się działania jako sprzedawca. Zawsze staraj się albo zapytać o np. plany wakacyjne lub pogodę albo pożegnać się z przymrużeniem oka (np. ja czasami piszę: Pozdrawiam ze słonecznego Wrocławia,). 

Nie skracaj za szybko dystansu z osobą, po drugiej stronie. Są bowiem czasami takie osoby, które wolą utrzymywać takie relacje na gruncie bardzo formalnym. Sama do dzisiaj pracuję z dziennikarzami, do których piszę na Pan/Pani pomimo 5-cio letniej znajomości. Są też takie osoby, z którymi czujesz te dobre wibracje, a przejście na „Ty” przychodzi automatycznie. 

Utrzymywaniu relacji pomagają spotkania osobiste. Mogą one odbywać się podczas oficjalnych wydarzeń, press day’ów czy nieformalnych wyjść na kawę lub spotkań w redakcji. Taka propozycja powinna wyjść z Twojej strony jako niezobowiązująca, jeśli osoba z redakcji odmówi – nie naciskaj.

 

Podsumowując: Twoja obecność w mediach to istotny element budowania wizerunku. Równie istotny jak jakość współpracy z wybranymi serwisami czy magazynami. W każdym z tych aspektów postaw na profesjonalizm – a zwróci Ci się to podwójnie.