Jak delegować zadania pracownikom?

Delegowanie zadań jednym przychodzi łatwiej, bo zakładają, że zlecą coś i pozbędą się problemu. Innym dużo trudniej, bo są przekonani o tym, że sami zrobią to najlepiej. Jak jednak delegować zadania umiejętnie i z głową, aby obie strony na tym zyskały?

Deleguj zadania jak najwcześniej!

Jeżeli tylko zauważysz, że ilość zadań do wykonania może Cię przerosnąć, od razu oddeleguj jakąś część pracownikowi. Nie zwlekaj z tym do ostatniej chwili, myśląc, że może jednak uda Ci się wykonać wszystko samodzielnie. Skoro masz do dyspozycji zespół, korzystaj z tego! Im wcześniej pracownik zostanie poinformowany o przejęciu części Twoich obowiązków, tym większe prawdopodobieństwo, że zadanie zostanie wykonane terminowo.

Ufaj swoim pracownikom

Wielu osobom oddelegowanie czegokolwiek przychodzi z ogromnym trudem, ponieważ są przekonane o tym, że same wykonają to zadanie najlepiej. Jaki jest jednak sens posiadania pracowników czy zespołu, skoro wszystko chcesz robić sama? Dzięki delegowaniu zadań zyskasz więcej czasu na nowe pomysły na rozwój firmy czy inne o wiele ważniejsze czynności. Pamiętaj jednak, by nie stać potem pracownikowi nad głową, nie oferować mu ciągle swojej pomocy i nie martwić się, czy aby na pewno sobie poradzi. Obie strony mocno na tym stracą! Ty i tak będziesz marnować czas, zamiast go odpowiednio wykorzystać, a Twój podwładny będzie odczuwał presję z powodu braku zaufania i wiary w jego możliwości.

Deleguj zadania odpowiednim osobom

Na pewno zależy Ci, by te zadania, które chcesz oddelegować, zostały wykonane na najwyższym poziomie. Z uwagi na to nie możesz ich przekazać pierwszej lepszej osobie, która akurat ma możliwość ich wykonania. Dopasuj zadania odpowiednio do kompetencji i umiejętności danego pracownika.Unikaj eksperymentów szczególnie w przypadku bardzo ważnych projektów, w których nie możesz sobie pozwolić na pomyłki i opóźnienia.

Wydaj konkretne polecenia

Aby efektywnie delegować pracownikowi zadania, zapoznaj go dokładnie z zasadami i etapami jego realizacji. Nie pozwól, by w trakcie wykonywania przejętych obowiązków miał jakiekolwiek wątpliwości. Wtedy albo będzie wracał do Ciebie po kolejne pytania i wydłużał proces realizacji danego projektu albo zrobi jakąś część według własnego uznania, co nie do końca może Ci odpowiadać. Dlatego już na początku sprecyzuj, co dokładnie ma zrobić i ile ma na to czasu, aby uniknąć takich sytuacji.

Monitoruj realizację zadań

Tak jak pisałam powyżej, nie możesz ciągle stać nad pracownikiem i go pilnować. Ale jak najbardziej powinnaś od czasu do czasu monitorować stan realizacji zadania. Jeżeli zostawisz pracownika z projektem zupełnie samego, możesz utracić kontrolę nad jakością wykonywanych obowiązków oraz przestrzeganiem terminów. To również w pewien sposób utrzymuje motywację pracownika, który wie, że będzie sprawdzany i nie zostawi pracy na ostatnią chwilę.

Nie zapomnij podziękować!

Nie chciałaś oddelegować zadania, bo obawiałaś się, że Twój podwładny sobie z nim nie poradzi, a tymczasem wykonał kawał dobrej roboty? Nie możesz zapomnieć o podziękowaniu i informacji zwrotnej na temat zrealizowanego zadania. To nie tylko miły akcent w codziennym dniu w pracy, ale również motywacja dla pracowników do dobrego wykonywania obowiązków w przyszłości.

Jeżeli tylko posiadasz zespół, któremu możesz delegować zadania, koniecznie z tego korzystaj! Nie możesz jednak zrzucać na pracownika niemalże wszystkich swoich obowiązków, aby się ich pozbyć. Znajdź złoty środek i przestrzegaj tych kilku zasad. Dzięki temu każda strona wiele zyska na takim delegowaniu zadań.