Dzięki tym 3 krokom zyskasz więcej czasu

Organizacja czasu pracy. Temat rzeka, o którym powiedziano i napisano już mnóstwo materiałów. My podzielimy się prostymi wskazówkami, które możesz wprowadzić w życie w zaledwie jeden dzień i poprawić swoją organizację.

Skupiona, nie rozproszona

Cisza za oknem. Słychać delikatny śpiew ptaków. Po mieszkaniu roznosi się delikatny aromat kawy. Świat dopiero budzi się do życia. To jest Twój moment.

Nie zaczynaj dnia od sprawdzenia Facebooka, przeglądania Instagramu, czytania e-maili i najnowszych wiadomości z kraju, tylko spokojnie wejdź w ten dzień, przejrzyj kalendarz i listę zadań (przyjmując, że zrobiłaś ją poprzedniego wieczora).

Skup się na tej porze dnia. Nie masz takiej możliwości, bo krzątają się inni domownicy, dziecko jest głodne, a mąż szuka skarpetek? Wstań 15 min przed innymi i pozwól sobie na chwilę tylko dla siebie. To ma wpływ na to, jak nastroisz się na resztę dnia.

Nie rozpraszaj się tym, co dzieje się dookoła, czym zajmują się inni, a raczej zajmij się sobą i swoimi sprawami. Na przęglądanie mediów społecznościowych przyjdzie jeszcze dziś pora. Chyba nie chcesz zmarnować czasu, w którym Ty jesteś najważniejsza?

Sposób na obowiązki

Pora siadać do pracy. Przeglądasz swoją listę zadań, zastanawiasz się od czego zacząć, w co ręce włożyć. Dzwoni telefon – pilnie musisz wysłać zestawienie, na którego dokończenie myślałaś, że masz cały dzień. Za moment przychodzi mail, że klient prosi o spotkanie wcześniej, niż było umówione. Zaczynasz się martwić, czy nadążysz za wszystkimi sprawami, do czego zacząć . . .?

Tu przychodzi Ci z pomocą macierz Eisenhowera. Jest to stary i dobrze znany sposób organizowania swoich obowiązków. Stwórz 4 kategorie spraw:

  1. Ważne i pilne
  2. Ważne i niepilne
  3. Nieważne i pilne
  4. Nieważne i niepilne

I zakwalifikuj swoje obowiązki do każdej w powyższych kategorii. W stresie, gdy sprawy się piętrzą, mamy skłonność łapania się za rzeczy pierwsze z brzegu, które być może mogą spokojnie poczekać, a zaniedbujemy te, które wymagają działania natychmiast.

Wspomniane wcześniej zestawienie, które musisz jak najszybciej przesłać szefowi, czy spotkanie z klientem to kategoria 1. I to nim zajmujesz się w pierwszej kolejności.

W kategorii 2 znajdą się plany długoterminowe, nad którymi powinnaś pracować codziennie, ale po kawałku, może to być np rozwój Twojego fanpage’a na Facebook’u.

Pod nr 3 można zakwalifikować sprawy, które są błahe, ale z jakiegoś powodu nie możesz z nich zrezygnować np wykonanie telefonu.

Na sam końcu sprawy, które Cię nie gonią ani nie są ważne np niektóre maile. A może w Twoim przypadku będą to rzeczy, które robisz niemalże odruchowo, jak przeglądanie Facebook’a?

Pamiętaj!

Realizuj zadania z grup po kolei, nie zajmuj się zadaniami z 3 – ki dopóki 1 i 2 nie są puste oraz nie pozwalaj, by któraś z grup była zbyt rozbudowana.

Wieczorna, złota godzina

Jest wieczór. Zamiast odpalić serial na komputerze, znów się na chwilę zatrzymaj. Przemyśl mijający dzień – czy zrealizowałaś to, co zamierzałaś? Gdzie leży klucz do tego, że się udało, lub gdzie jest przyczyna, tego, że nie wszystko zadziałało, jak należy? Zastanów się nad tym, gdyż są to cenne wskazówki na przyszłość.

Poświęć znowu chociaż moment na zadbaniu o siebie – nałóż maseczkę, zjedz dobrą kolację. Nie pozwól sobie na to, że padasz na kanapę, na której przeleżysz kilka godzin, resztkami sił zmyjesz makijaż i pójdziesz spać. To nie da Ci poczucia kontroli nad czasem, ani samą sobą.

Oczywiście, każda z nas potrzebuje od czasu do czasu chwili nicnierobienia, oglądania przez cały wieczór filmów i zwyczajnie resetu. Ale niech ten czas będzie zaplanowany. Teraz odpoczywam i mam do tego prawo.

Dzięki temu będziesz miała poczucie, że faktycznie odpoczywasz, a nie jedynie leżysz. Bo wiesz, że możesz leżeć, a wcale nie odpocząć? Dzieje się tak, gdy zadręczasz się, że powinnaś zrobić jeszcze pranie, poprawić zestawienie do pracy i w ogóle odpowiedzieć na kilka maili.

Tak więc zaplanuj ten wieczór, abyś rano mogła wstać wypoczęta, zadowolona i bez wyrzutów sumienia wejść w nowy dzień.

Te 3 proste kroki to dobra droga do zaplanowania swojego czasu pracy. A jak wygląda Twoje planowanie dnia?