3 metody na poprawę produktywności

Wiele osób zadaje sobie pytanie, jak poprawić swoją produktywność. Możesz być zajęta i mieć wypełniony kalendarz po brzegi, ale to wcale nie oznacza, że działasz produktywnie! Wręcz przeciwnie. Na ogół wiąże się to z kiepską organizacją czasu i nieumiejętnym wyznaczaniem priorytetów. Produktywność nie oznacza robienia tysiąca rzeczy każdego dnia. To raczej zrealizowanie naszych konkretnych zadań i celów efektywnie, w jak najkrótszym czasie, bez marnowania go na niepotrzebne czynności i rozpraszacze. Poniżej znajdziesz 3 metody na poprawę produktywności, które pomogą Ci osiągać Twoje cele szybciej i sprawniej.

Metoda Ivy Lee

Pierwsza metoda, nazywana metodą Ivy Lee, pochodzi od imienia i nazwiska jej twórcy, którego do tej pory uważa się za pioniera Public Relations. W swoich czasach uznawany był za specjalistę do spraw produktywności. Opracował bardzo prostą metodę, którą każdy z nas bez problemu jest w stanie wcielić w życie. Nie wymaga od nas zbyt wiele czasu, a może znacznie poprawić naszą efektywność!

Metoda Ivy Lee składa się z trzech prostych zasad:

  1. Na koniec każdego dnia pracy tworzysz listę 6 zadań na następny dzień.
  2. Lista zadań ma być posegregowana od najważniejszego do najmniej ważnego.
  3. Kolejny dzień pracy zaczynasz od wykonania spisanych wcześniej zadań i zaczynasz ich realizację po kolei, według ustalonych priorytetów. Nie przechodzisz do kolejnego zadania, zanim nie wykonasz tego poprzedniego z przypisanym wyższym priorytetem.

Zasady tej metody są niezwykle proste, ale jakże efektywne! Zaoszczędzisz czas, ponieważ zaplanujesz swój dzień pracy poprzedniego dnia. Zamiast robić wszystko na raz, ograniczasz liczbę obowiązków i skupiasz się na konkretnych zadaniach. Ustalasz priorytety, zatem te najważniejsze czynności zawsze zostaną wykonane w pierwszej kolejności.

Metoda GTD

GTD, czyli Getting Things Done, jest metodą opracowaną przez Davida Allena. Jej celem jest uchwycenie wszystkich zadań, jakie muszą być wykonane i zdyscyplinowanie Cię do ich realizacji w taki sposób, abyś zawsze wiedział, jaki jest Twój kolejny krok.

Głównym założeniem metody GTD jest proces zarządzania zadaniami, który składa się z następujących pięciu etapów.

  1. Gromadzenie
    W pierwszym etapie GTD musisz zebrać wszystkie zadania, które powinny być wykonane. Zbierz dosłownie wszystko, co Twoim zdaniem wymaga jakiejkolwiek poprawy i dotyczy każdego aspektu Twojego życia.
  2. Analiza
    Jeżeli zgromadziłaś już wszystkie zadania, teraz musisz je po kolei przeanalizować. Zastanów się, co jest tak naprawdę istotne i powinno wymagać od Ciebie jakiejkolwiek uwagi. Jeżeli na Twojej liście znajdują się zadania, które nie wymagają żadnego działania – lądują w koszu i zapominasz o nich. Jeżeli nie wymagają działania, ale zawierają potrzebne informacje na przyszłość – lądują w archiwum, do którego możesz wrócić w każdej chwili. Potrzebujesz również miejsca na kategorię kiedyś/może na rzeczy do realizacji w bliżej nieokreślonej przyszłości. Jeżeli znajdziesz na swojej liście zadania, których wykonanie zajmie Ci ledwie kilka minut – wykonaj je od razu! A jeżeli na ich realizację potrzebujesz nieco więcej czasu, przejdź do trzeciego etapu.
  3. Porządkowanie
    Trzeci etap metody GTD zakłada uporządkowanie zadań według konkretnych kategorii, które ułatwią nam późniejszą realizację i zapewnią odpowiednią organizację czasu i pracy.
    – Projekty
    – Najbliższe działania
    – Oczekiwane (sprawy, co do których oczekujesz odpowiedzi od innych, aby móc przejść z nimi dalej)
    – Kalendarz (tutaj trafiają zadania, które mają konkretną datę realizacji)
  4. Przeglądanie
    Czwarty etap zakłada regularne powracanie do swoich list zadań i przeglądanie tego, co jest do zrobienia. W czasie takiego przeglądu możesz aktualizować wszystkie sprawy i dopisywać nowe rzeczy.
  5. Realizacja
    Ostatni i najważniejszy etap, czyli realizacja! Przygotowanie fantastycznej listy zadań oraz wstępne zaplanowanie ich wykonania to pierwszy krok do sukcesu. Jednak, aby ten sukces osiągnąć w pełni, te zadania trzeba po prostu wykonać. Według Allena realizacja działań z listy powinna przebiegać w zależności od:

    • Sytuacji, w jakiej się znajdujesz
    • Ilości dostępnego czasu
    • Ilości energii, jaką posiadasz w danej chwili

Technika Pomodoro

Twórca tej techniki, Francesco Cirillo, wychodził z założenia, że ludzki umysł lepiej radzi sobie podczas sprintu, aniżeli maratonu. Z uwagi na to opracował technikę zwiększającą naszą produktywność opierającą się właśnie sprintach naszej pracy. Jeden taki sprint nazywany jest pomodoro. Technika zakłada maksymalne skupienie przez 25 minut, a następnie 5 minut przerwy. Cykle powtarzamy w zależności od potrzeby i czasu, którego wymaga od nas konkretne zadanie. Jeżeli nasze pomodoro trwa stosunkowo długo, po czwartym takim cyklu przerwa powinna być dłuższa i trwać około 20-30 minut.

A Ty korzystasz z jakichś metod poprawiających produktywność? Podziel się z nami, co stosujesz na co dzień!